Shadow AI: Welche KI-Tools nutzen Ihre Mitarbeitenden schon?

Was ist Shadow AI?

Gemeint sind KI-Werkzeuge, die im Betrieb genutzt werden, ohne dass Geschäftsleitung oder IT sie freigegeben haben. Typisch sind Chatbots im privaten Konto, Übersetzungs- oder Schreibhilfen im Browser und KI-Funktionen in Apps, die ohnehin installiert sind. Der Begriff stammt von „Schatten-IT“. Im Glossar nachlesen

Warum passiert das?

Meist aus gutem Grund: Die Werkzeuge sparen Zeit, sind leicht zugänglich, und es gibt im Betrieb keine Alternative oder keine klare Regel. Mitarbeitende handeln selten aus Nachlässigkeit, sondern weil die Aufgabe erledigt werden muss.

Wo liegt das Risiko?

• Firmendaten außer Haus. Eingaben in Chatbots liegen auf fremden Servern. Je nach Dienst und Tarif können sie zum Training weiterverwendet werden.
• Datenschutz. Enthalten Eingaben personenbezogene Daten, etwa Kundennamen oder Bewerbungen, braucht es meist einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mit einem privaten Konto gibt es den nicht.
• Keine Nachvollziehbarkeit. Wenn niemand weiß, wo KI im Einsatz ist, lassen sich Fehler und Falschaussagen schwer zurückverfolgen.
• Pflichten aus dem AI Act. Seit Februar 2025 müssen Betriebe, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Leute sorgen. Das geht schlecht, wenn der Einsatz im Verborgenen läuft.

Was Sie jetzt tun können

1. 1Nachfragen statt kontrollierenFragen Sie im Team offen, welche Tools genutzt werden und wofür. Ohne Schuldzuweisung, sonst erfahren Sie nichts.
2. 2Eine freigegebene Alternative anbietenEin geprüftes Werkzeug mit passendem Vertrag nimmt dem Ausweichen den Grund.
3. 3Einfache Regeln aufstellenEine Seite genügt: Was darf hinein, was nicht, wer ist Ansprechperson.
4. 4Kurz schulenEine Stunde zu Risiken und Beispielen aus dem eigenen Alltag wirkt mehr als ein Verbot.