Erste Use Cases: Wo KI im Mittelstand anfängt

Woran Sie gute Kandidaten erkennen

Die besten Einstiege sind keine großen Projekte, sondern Aufgaben, die heute viel Zeit kosten und deren Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann. Drei Fragen helfen bei der Auswahl:

• Kommt die Aufgabe oft vor? Was jede Woche dutzendfach anfällt, lohnt sich eher als ein Sonderfall.
• Geht es um Text oder Dokumente? Darin sind heutige Sprachmodelle stark: zusammenfassen, formulieren, übersetzen, einordnen.
• Lässt sich das Ergebnis leicht prüfen? Ein Entwurf, den jemand gegenliest, ist unkritisch. Eine Entscheidung ohne Kontrolle nicht.

Typische Einstiege

• Angebote und Schreiben vorformulieren aus Stichpunkten, im Ton des Hauses.
• Eingehende Mails sortieren und Antwortentwürfe vorschlagen, etwa im Kundenservice.
• Wissen aus eigenen Dokumenten finden: Handbücher, Verträge, Protokolle durchsuchbar machen, mit Quellenangabe (siehe RAG).
• Protokolle und Zusammenfassungen von Besprechungen, mit Einverständnis aller Beteiligten.
• Daten aus Formularen und Belegen auslesen, etwa Lieferscheine oder Rechnungen vorerfassen.

Stolpersteine

• Falsche Angaben. Sprachmodelle können überzeugend klingende Fehler machen (Halluzination). Planen Sie die Prüfung von Anfang an ein.
• Daten und Verträge. Klären Sie vorab, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Siehe Datenschutz und AI Act.
• Zu groß gedacht. Ein Pilot, der nach sechs Monaten noch nichts zeigt, kostet Vertrauen. Lieber vier Wochen, ein Team, eine Aufgabe.
• Niemand ist zuständig. Ohne eine Person, die den Pilot treibt und auswertet, versandet er.

So starten Sie

1. 1Eine Aufgabe auswählenHäufig, textlastig, gut prüfbar. Fragen Sie das Team, wo es am meisten Zeit verliert.
2. 2Vorher messenWie lange dauert die Aufgabe heute? Ohne diesen Wert lässt sich der Nutzen später nicht zeigen.
3. 3Vier Wochen erprobenMit einem freigegebenen Werkzeug, einem kleinen Team und klaren Regeln.
4. 4Auswerten und entscheidenZeitgewinn, Fehlerquote, Akzeptanz. Dann ausweiten, anpassen oder bewusst stoppen.